谈谈公司行政管理的功能、特点及要求
企业的行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。它应该是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。行政管理体系担负着企业的管理工作；推动和保证着企业的技术、生产、资金、经营、发展几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。
行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业各方面其它部门。行政工作涉及到企业内部上下左右、里里外外的沟通和协调。行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理的深度，又涉及到许多局外人想不到的细枝末节；行政管理的重要，是因为它是维系领导和各部门、众员工之间的纽带；
企业领导往往不否认行政管理的重要，然而却又往往不自然的弱视了它；这是很多处于准正规向正规化管理过渡企业，普遍存在的问题，而且又还面临着改进它不知如何实施的情况，对此，我谈一点浅显看法：
一、行政管理应具有的功能；
行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂的。企业行政人员每天都面临着不少琐碎的、不起眼的事务。这些事务还只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括来说，我想行政管理在企业中具有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。统而言之，行政管理的实质就是服务。
行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好行政事务工作，把各级领导从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究国内外市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。为了做好纷繁复杂的行政工作，行政部门的人不能东一榔头，西一棒子，无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，吃力不讨好；自己叫屈不说，领导还斥责整天都忙了些什么。行政部门的人应该有"泰山崩于前而色不变"的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化管理表格、图表等，从而建立起行政部门的"法治"秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要进行科学分工、层次划分和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施等)、软件(如规章制度、工作程序等)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系就会象一部机器一样自动运转，只有在极少的场合才需要上级领导辅以"人治"。一个行政部门的的管理能够做到这种程度，可以算是有一定水平了。
然而，行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平，那还是不够的。行政部门还必须在"管理"、"协调"和"服务"三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。
从"管理"方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的"左右手"，还应该在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的"参谋和臂膀"。这就要求做行政的人不能满足于做一个事务主义者，换句话说，不能仅仅满足于做好一个“战术家”，还要努力做好一个“战略家”。很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有魄力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。
从"协调"方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以势压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。这也是目前总部提出要建立一个通畅的信息通道的道理所在。
从"服务"上说，行政部门要甘当“默默奉献者”的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不能奢望成为企业关注的"中心"。不但不可能，而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是"润物细无声"。行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料(任务)进去，那头成品(结果)出来；其中的许多的曲折，都消化在行政体系之内。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方，更需注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。
“管理”上做好领导的“参谋和臂膀”、“协调”上做到是内部上下左右、里里外外沟通协调的“纽带和桥梁”，在"服务"上当好“默默奉献者”，是行政工作的理想境界。囿于各种因素，并不是很容易达到的，只有尽力去为之，努力趋近于这种境界。
二、行政管理的特点
“行政管理就是服务”，企业的行政管理与政府机关的有很大不同。这种不同，在我看来，就在于它是企业的行政管理至少有以下特点：
1、 企业的行政管理不是独立自足的，它本身并不是企业的目的所在。企 业的行政管理即使搞得象一朵花似的，如果不利于充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源，不利于调动广大员工的积极性、主动性和创造性，不利于开源节流，提高企业的经济效益，加快企业的发展，那也是没有价值的。简言之，企业行政管理服务于企业的根本目的即：通过为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。
2、 由于上述特点，因而也就派生出企业行政管理的又一特点，那就是它比政府机关的行政管理更注重内容和实质，而尽量减少不必要的表面文章、繁文缛节、形式主义。企业的行政管理往往根据公司实际需要，对行政管理的诸多制度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁和调整，使之变得精练、实用、简洁、便利、节约成本。
3、它或多或少地与企业的经济效益相联即更讲究实效。虽然不能说要直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为，也就是说，不能直接对某个具体的行政行为问"你这种做法能为企业赚多少钱"；但是，企业的行政管理还是比较直接地与企业的经济效益相联系。企业行政管理的着眼点在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源，提高员工工作积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展。
4、它要比政府机关的行政管理来得灵活。政府机关的行政管理中所采用的一系列制度、程序等，与管理对象的实际情况有一定距离甚至严重脱节；往往不可避免地带有保守、僵化、不合时宜等特点。而企业的行政管理往往根据公司实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、变通，因而带有很强的灵活性，比较能符合时代的发展和公司实际。
5、 它"为企业的前线服务"的色彩比较明显。企业行政管理部门人员在企业中应该"低调"，在企业中，行政部门为技术、生产、业务等一线部门服务的关系一般比较明确。
企业行政管理的上述特点就给企业的行政管理人员提出了这样一些要求：企业的行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对"为管理而管理"；必须坚决摈弃形式主义，切实讲究实效；必须大力讲究勤俭节约，反对大手大脚；必须根据公司实际需要和可能采取灵活变通的方式方法，一切以公司利益为最高原则，反对泥古不化、因循守旧；最后，企业行政管理最终要落实到确立服务观念，克服拖沓习气，切实搞好服务上来。
三、反对企业行政管理中的 "游击作风"和"衙门习气"
在企业的实际操作中，往往存在两种倾向。一种是完全摈弃"机关习气"，完全凭主观意愿办事的"游击作风"。企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序；或无章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿，一拍脑袋决定任何大小事项，没有科学的研究、决策、落实程序；决策只凭当时灵机一动，正确与否全凭运气。机构、部门、各级负责人都形同虚设，上级对下级大小事务插手过多，搞得下属无所适从。往往是老板忙得昏天黑地，干部员工却有劲使不上；老板总觉得干部员工拿得太多，做得太少；干部员工又对老板一肚子怨气，怪老板不重视自己。这样不但无法调动干部员工的积极性、主动性和创造性，而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。由于没有制定出成文的"公道"和"规矩"，造成企业中"公说公有理，婆说婆有理"，互相扯皮，互相推诿；尔争我夺，辩论不休；或遇事不议，或久议不决，或决而不行，或行而不果；重复讨论，重复决定，重复劳动；朝令夕改。企业处于一片"打乱仗"状态，严重影响工作效率和员工士气，造成人、财、物的极大浪费。
以上倾向，都是应当大力反对的。企业需要根据自身发展的需要和当前条件选择合适的、有一定程度的规范性的行政管理模式，并且随着公司的发展不断进行调整，以避免"游击作风"、打乱仗，提高员工士气、工作效率和公司效益；但是必须时刻牢记，行政管理的目的和实质在于为企业的根本目的服务，为公司领导和各个部门、干部员工服务，而决不可本末倒置，否则同样会降低员工士气和工作效率，损害公司利益。
四、企业行政管理要结合实际
企业行政管理普遍存在一种现象，即行政管理人员对自己所在企业的业务不了解、不熟悉，管理时常脱离各部门实际，发布的规定无法推行或根本不宜推行，引起其它部门的反感和排斥。各业务部门心理上总觉得行政人员碍手碍脚，甚至是手脚太长，巴不得他们永远不要在自己的部门露面，不要干扰自己的工作；这样就陷入了恶性循环：行政部门对其他部门的工作接触越少，就越不了解，管理就越脱离实际；反过来，行政管理越脱离实际，就越遭受各部门的排斥，从而也就越不了解各部门情况。
为了防止这种行政管理与各部门业务"两张皮"的现象，行政部门除了要转变观念、作风外，更有切实效果的应该是转化职能，也就是说要强化行政管理部门的企业管理职能。许多企业都设有企业管理部，但由于很大一部分企业管理职能往往还保留在行政管理部门，企管口和行政口二者的职能往往发生重叠和冲突。在这样的情况下，企管部实际上只起到了一个类似“法规处”的作用，在管理制度的执行上并无权威；而行政部门又被削弱了管理职能，沦为"总务处"。为了避免这种互相重叠和冲突造成的互相削弱，"行政口"与"企管口"必须合而为一，要将一般企业的"企业管理部"的职能注入行政部门，增强其企业管理职能。
将企业管理职能注入行政管理部门、增强其企业管理职能后，行政部门深入各部门工作，就成了自然而然、顺理成章的事情；行政管理部门为了所制订的管理制度符合实际并切实可行，为了考察各部门执行制度的情况，为了使管理能够切实有益于各部门的业务，就必须要深入、跟踪各部门业务的进展，并且与各部门保持良好的合作关系。反过来说，行政部门在通过增强企业管理职能而深入了各部门工作之后，也就能把行政工作做得更好。比如说，由于深入了各部门的业务，对于各部门人员的工作表现和工作能力就会了解得更多、更深入，这对搞好人员考核和任用显然有很大助益；再如，行政管理人员在深入业务中可以从企业管理的角度为各部门出谋划策、做好上下沟通和跨部门协调等等，就能解决各部门自身难以解决的一些问题，甚至起到公司高层领导都难以起到的作用；等等。这一切，显然都有利于搞好行政部门自身与各部门的协调，改善双方的关系，改善行政部门的形象。
